Le passeport de prévention employeur devient un sujet prioritaire pour les entreprises : l’espace déclaratif employeurs ouvre le 16 mars 2026. Concrètement, cela signifie que les employeurs vont pouvoir (et, selon les cas, devoir) déclarer et/ou vérifier les formations santé-sécurité au travail dans un outil national.
Chez EXPERTORISK, on vous propose une lecture 100% opérationnelle : obligations, calendrier, données à préparer, délais, et une checklist pour être conforme sans y passer des semaines.
C’est quoi, exactement, le Passeport de prévention ?
Le Passeport de prévention est un service public numérique qui centralise les attestations, certificats et diplômes liés à la santé et sécurité au travail, au bénéfice des travailleurs (privé/public) et des employeurs. Le portail est géré par la Caisse des Dépôts pour le ministère chargé du Travail.
Objectif côté entreprise : mieux tracer les formations SST, mieux piloter les renouvellements (ex : recyclages, mises à jour), et sécuriser la conformité.
Calendrier 2025–2026 : les dates à connaître
Voici les jalons utiles pour planifier votre mise en conformité :
- 28 avril 2025 : accès ouvert aux organismes de formation.
- 1er septembre 2025 : obligation de déclaration pour certaines catégories côté organismes (selon périmètre).
- 16 mars 2026 : ouverture de l’espace déclaratif aux employeurs (date clé pour les entreprises).
- 9 juillet 2026 : mise à disposition d’une fonction d’import en masse (pour déposer beaucoup de formations plus facilement).
Quelles formations sont concernées (et lesquelles ne le sont pas) ?
Le portail précise que l’on déclare des informations relatives à la formation, et pas l’acte juridique d’habilitation. Exemple : on déclare la formation liée aux opérations électriques, mais l’habilitation en tant que décision employeur est un autre sujet.
Bon réflexe : bâtir un référentiel interne “Formations SST déclarables” (par métiers / risques / sites) pour éviter les oublis.
Obligations employeur : déclarer, vérifier, corriger
Le cadre légal a été précisé par un décret du 1er août 2025, qui décrit notamment :
- quelles formations sont éligibles à la déclaration,
- les délais,
- les modalités de vérification/correction des données.
En pratique, à partir du 16 mars 2026, vous pourrez :
- déclarer les formations SST dispensées en interne (quand l’employeur est organisme “interne” ou organise la formation) ;
- vérifier les formations déclarées par un organisme externe pour vos salariés ;
- corriger/faire corriger en cas d’erreur (identité, dates, type de justificatif, etc.).
Délai de déclaration : le point qui fait le plus chercher sur Google
C’est LA question la plus fréquente : “Quel est le délai de déclaration sur le passeport de prévention ?”
Le portail met à disposition un simulateur et synthétise les règles. Pour les employeurs, on retrouve des délais exprimés par trimestre (fin de formation ou début de validité du justificatif selon le cas).
Conseil EXPERTORISK : mettez en place un process trimestriel (ex : revue QHSE/RH tous les trimestres + rattrapage) plutôt que de traiter “au fil de l’eau”.
Import en masse (9 juillet 2026) : comment s’y préparer dès maintenant
Si vous avez beaucoup de formations (multi-sites, intérim, turn-over, sous-traitance), l’import de masse annoncé au 9 juillet 2026 va devenir votre meilleur allié.
Dès aujourd’hui, préparez :
- un fichier source fiable (SIRÉT, sessions, dates, intitulés, justificatifs),
- une nomenclature unique (mêmes noms de formations partout),
- une règle claire “qui déclare quoi” (RH ? QHSE ? managers ? organisme ?).
Checklist “Prêt pour le 16 mars 2026”
Voici une checklist simple, qui évite 80% des galères :
- Cartographier vos formations SST (internes/externe, par métier, par site).
- Lister les justificatifs : attestation vs justificatif de réussite (et dates de référence).
- Définir un RACI (Responsable / Approbateur / Consulté / Informé) pour la déclaration.
- Mettre en place une revue trimestrielle des formations réalisées et à renouveler.
- Préparer l’import en masse (qualité des données + format).
- Former 1–2 personnes (RH/QHSE) à la procédure et aux délais (éviter les retards).
Ce que peut faire EXPERTORISK
EXPERTORISK vous propose 3 packs :
- Pack “Passeport de prévention – mise en conformité”
Audit formations SST → référentiel déclarable → process trimestriel → modèle de suivi → accompagnement 30 jours - Pack “Qualité des données + Import de masse (juillet 2026)”
Nettoyage/standardisation → préparation fichier → test → procédure interne - Pack “Formation managers/RH” (2h–3h)
Délais, justificatifs, rôles, erreurs fréquentes, preuves.
FAQ (6 questions / réponses)
1) Quand l’espace employeur ouvre-t-il ?
Le portail indique une ouverture de l’espace déclaratif employeurs le 16 mars 2026.
2) À quoi sert le Passeport de prévention ?
À centraliser et tracer les formations/qualifications SST d’un actif, via un service public numérique.
3) Qu’est-ce qu’un employeur doit déclarer ?
Les informations relatives aux formations SST (attestations, justificatifs…), notamment pour les formations dispensées en interne et/ou selon les règles du dispositif.
4) Doit-on déclarer l’habilitation (au sens décision employeur) ?
Le portail précise que l’on déclare la formation, et non l’acte juridique d’habilitation du travailleur.
5) Quel est le délai pour déclarer ?
Le simulateur officiel détaille les délais par type de document et par trimestre (employeurs : logique “après fin du trimestre concerné”).
6) À quoi sert l’import en masse du 9 juillet 2026 ?
À faciliter la déclaration d’un grand volume de données de formations via une fonctionnalité dédiée.
